Privacyverklaring Stichting Buddyhulp

Het bestuur van de Stichting Buddyhulp gevestigd te ‘s-Hertogenbosch,

Overwegende:

• dat als je het moeilijk hebt en vooruit wil, hulp van een ander persoon echt een groot verschil kan maken;
• dat onze missie is om mensen in moeilijke situaties vooruit te helpen, zodat zij na een bepaalde periode zelf de volgende stappen kunnen nemen;
• dat buddyhulp geen vrijblijvende ondersteuning biedt, maar cliënten gericht vooruit wil helpen.
• Echt een verschil bewerkstelligen. Het stellen van een realistisch doel (hulpvraag op maat) binnen een bepaalde periode is daarvoor cruciaal. De buddy gaat met de cliënt aan de slag om samen het gestelde doel te bereiken;
• dat Stichting Buddyhulp een aanvulling op bestaande/professionele zorg is, waarbij naast de cliënten alle betrokkenen vrijwilligers zijn (bestuur, coördinatoren en buddy’s).

En in aanmerking nemende:

• Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zoals deze van toepassing is sinds 25 mei 2018.

Stelt het volgende verklaring vast voor de verwerking van persoonsgegevens met betrekking tot de activiteiten van de Stichting Buddyhulp.

Artikel 1: Inleiding

1.1 Opbouw privacyverklaring

De Stichting Buddyhulp is wettelijk verplicht tot het beschermen van de persoonsgegevens van alle betrokkenen (bestuursleden, buddy’s en cliënten) van wie persoonsgegevens worden verwerkt. Privacywetgeving stelt daarvoor een aantal concrete regels waar in deze privacyverklaring nader wordt in gegaan.

Persoonsgegevens, wat zijn dat, maar ook wanneer, waarom, hoe worden deze gegevens verwerkt en op basis van welke grondslag mag Stichting Buddyhulp dit doen. Ook het delen van gegevens met andere partijen wordt belicht, evenals de beveiliging van persoonsgegevens samen met het behandelen van de bewaartermijnen. Als laatste is een onderdeel toegevoegd over welke rechten u als cliënt/vrijwilliger beschikt en de mogelijkheid om een klacht in te dienen.

1.2 Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot één persoon. Voorbeelden hiervan zijn uw naam, adres, telefoonnummer, emailadres, geboortedatum, geslacht. Ook gegevens over iemands gezondheid, werk, hobby’s, etc kunnen persoonsgegevens zijn. Afhankelijk van de situatie anonimiseren we uw persoonsgegevens zodat u niet meer herleidbaar bent als persoon.

1.3 Ben u verplicht om persoonsgegevens te verstrekken?

Het is noodzakelijk om een aantal persoonsgegevens van u te gebruiken om u als vrijwilliger te kunnen inzetten cq als cliënt van dienst te kunnen zijn.
Soms zijn wij wettelijk verplicht om bepaalde persoonsgegevens van u te bewaren of te verstrekken, bijvoorbeeld voor de opsporing van strafbare feiten.

Voor het gebruik van gevoelige persoonsgegevens zoals gezondheid of opleiding vragen we eerst uw uitdrukkelijke toestemming.

1.4 Gegevens verzameld bij anderen?

Stichting Buddyhulp verzamelt geen gegevens bij derde partijen. De enige gegevens die wij verwerken ontvangen we van de betrokkenen (vrijwilliger/cliënt) zelf, tenzij de betrokkene schriftelijk toestemming heeft gegeven voor navraag bij derden.

1.5 Wie is verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens?

Stichting Buddyhulp is als stichting de juridische verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.

Artikel 2: welke persoonsgegevens gebruiken wij voor onze werkzaamheden?

De persoonsgegevens zijn onderverdeeld in 2 categorieën voor 2 verschillende doelgroepen, te weten de vrijwilligers (bestuursleden, coördinatoren, buddy’s) en cliënten.

2.1. Persoonsgegevens van de vrijwilligers:

2.1.1 contactgegevens
Dit zijn uw voor- en achternaam, adres, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer, geslacht, burgerlijke staat.

2.1.2 Bijzondere persoonsgegevens:

Dit zijn de Verklaring Omtrent Gedrag (VOG), tijden van beschikbaarheid, welke doelgroep, opleiding/beroep/werkervaring, hobby’s, gezondheid, allergie, roken, rijbewijs /bezit auto , (klein)kinderen

2.2. Persoonsgegevens van de cliënten

2.2.1 Contactgegevens:
Dit zijn uw voor- en achternaam, adres, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer, geslacht, burgerlijke staat, doelgroep

2.2.2. Bijzondere persoonsgegevens:

Familie/mantelzorgers, (klein)kinderen, telefoonnummer derden (in geval van nood), tijden van beschikbaarheid, opleiding/beroep/werkervaring, hobby’s, gezondheid, allergie, roken, gegevens eventuele hulpverleners, hulpvraag cliënt en/of strafrechtelijk verleden (indien relevant).

Artikel 3: voor welke doelen/activiteiten gebruiken we uw gegevens?

3.1 Houden van een intake gesprek tussen coördinator en potentiele buddy of – cliënt
Aan de hand van het door buddy/cliënt digitaal ingevulde aanmeldingsformulier en een intake formulier vindt een intake gesprek plaats. Op grond van de verkregen informatie wordt vastgesteld of de buddy voldoet aan het profiel en/of de hulpvraag van de cliënt past binnen de kaders van de doelgroepen waar de Stichting Buddyhulp voor staat.

3.2 Verwerken persoonsgegevens op intranet

De (bijzondere)persoonsgegevens van de buddy en cliënt worden na een succesvol intake gesprek door de coördinator verwerkt op een beveiligde intranet site van de Stichting Buddyhulp. Het intranet is alleen toegankelijk voor de coördinatoren en bestuur.
Als er na de aanmelding en intake niet tot een samenwerking leidt, worden alleen de noodzakelijke gegevens voor verantwoording opgeslagen, te weten: datum aanmelding, naam, geb datum, en reden van geen samenwerking.

3.3 Komen tot een match tussen buddy en cliënt

Vooraf geeft de coördinator de buddy telefonisch een indruk van de mogelijke cliënt aan de hand van het intakegesprek. Indien akkoord plant de coördinator een gesprek met een buddy en cliënt. Na het gesprek en een korte bedenktijd neemt de coördinator met beiden contact op om te kijken of beiden verder willen samenwerken. Daarna krijgt de buddy het telefoonnummer en emailadres van de cliënt om een eerste afspraak zonder coördinator te maken.

3.4 Uitwisselen informatie tussen de coördinatoren

Informatie uitwisseling tussen coördinatoren is in belang van intakes, vinden van matches, uitwisselen buddy’s/cliënten tussen de coördinatoren, bespreken van casussen met betrekking tot vinden van of beëindigen van een match en stoppen van een cliënt of buddy.

3.5 Aanvragen VOG Verklaring vrijwilliger

Voor de vrijwilliger is een Verklaring Omtrent goed Gedrag (VOG) noodzakelijk. Deze wordt door de vrijwilliger via de Gemeente en het Ministerie van Veiligheid en Justitie aangevraagd. Stichting Buddyhulp bewaart de VOG ter registratie.

3.6 Versturen interne nieuwsbrief

Op basis van de persoonsgegevens van de vrijwilliger kan een interne mailing (o.a. nieuwsbrief, email) worden verstuurd. Hierin worden geen commerciële boodschappen vermeld en gaat het alleen om interne aangelegenheden (in)direct van belang voor de vrijwilligers binnen de Stichting. De vrijwilliger is in de gelegenheid zich voor de nieuwsbrief af te melden.

Artikel 4: wanneer is toestemming nodig voor verwerking van persoonsgegevens?

4.1 Toestemming
Persoonsgegevens mogen slechts in bepaalde gevallen worden verwerkt. Eén van deze gevallen is dat de betrokkene uitdrukkelijk toestemming geeft. Dit gebeurt in beginsel mondeling. Betrokkene kan op zijn verzoek de toestemming ook bevestigen middels het tekenen van de “Toestemmingsverklaring Gebruik Persoonsgegevens”

4.2 Overeenkomst

De vrijwilliger tekent, naast de toestemming voor gebruik (bijzondere)persoonsgegevens” ook een “vrijwilligersovereenkomst Stichting Buddyhulp”.

Artikel 5: maken we gebruik van geautomatiseerde individuele besluitvorming?

Stichting Buddyhulp maakt geen gebruik van geautomatiseerde individuele besluitvorming, omdat dit voor onze dienstverlening niet nodig is. Dit houdt in dat Stichting Buddyhulp persoonsgegevens niet voor andere doeleinden ter beschikking stelt (geen ‘profiling’)

Artikel 6: delen we de gegevens met andere partijen?

Stichting Buddyhulp deelt de persoonsgegevens niet met andere partijen. Het verwerken van de persoonsgegevens gebeurt alleen intern door de coördinatoren van de Stichting Buddyhulp die een geheimhoudingsplicht hebben.

Artikel 7: hoe beveiligen we uw gegevens?

Stichting Buddyhulp maakt gebruik van een website en intranet (een eigen beveiligde omgeving waar de gegevens worden opgeslagen). De leveranciers van deze programma’s hebben geen toegang tot de persoonsgegevens. Technische en organisatorische maatregelen zorgen ervoor te zorgen dat persoonsgegevens niet misbruikt worden of op een andere manier in handen van de verkeerde persoon terecht komen.

Artikel 8: hoe lang bewaren we uw gegevens?

1. De persoonsgegevens die zijn opgenomen in het bestand worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor uw gegevens worden verwerkt en wettelijk is toegestaan.
2. De persoonsgegevens van buddy’s en cliënten worden in ieder geval verwijderd uiterlijk twee jaar nadat de samenwerking met de Stichting Buddyhulp is stopgezet.
3. De bewaartermijn van twee jaar, zoals opgenomen in lid 2, wordt gerekend vanaf 1 januari van het jaar waarin de samenwerking is beëindigd.
4. Ten behoeve van beleidsvorming, evaluatie of het afleggen van verantwoording, kunnen persoonsgegevens langer worden bewaard dan in dit artikel is aangegeven voor zover deze persoonsgegevens worden ontdaan van hun identificerende kenmerken.

Artikel 9: welke rechten hebt u op basis van de verwerking van persoonsgegevens?

Stichting Buddyhulp vindt het belangrijk dat de vrijwilliger en cliënt weet welke rechten u hebt op basis van de verwerking van persoonsgegevens. U heeft volgens de wet:

1. Het recht van inzage: u hebt het recht om inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij van u verwerken;
2. Het recht van correctie: indien de persoonsgegevens niet juist zijn, hebt u het recht om deze aan te laten passen;
3. Het recht van verbetering en verwijdering: nadat de betrokkene kennis heeft genomen van de verwerking van zijn persoonsgegevens, kan hij de coördinator verzoeken de gegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen voor zover deze gegevens onjuist, onvolledig of niet ter zake dienend zijn voor het doel van de verwerking.
4. Het recht van beperking van verwerking persoonsgegevens gedurende de periode dat we bezig zijn te bepalen of:
   1. uw gegevens gerectificeerd moeten worden;
   2. er sprake is van onrechtmatigheid van gegevensverwerking;
   3. gegevens verwijderd moeten worden;
   4. u bezwaar hebt ingediend tegen de verwerking

2. Het recht van dataportabiliteit: op uw verzoek moeten wij alle uw persoonsgegevens naar u of een andere organisatie naar uw keuze overdragen. U kunt alleen van dit recht gebruik maken indien de gegevens worden verwerkt op grond van toestemming of overeenkomst;
3. Het recht van bezwaar: indien wij gegevens verwerken op grond van gerechtvaardigd belang of algemeen belang, is het mogelijk bezwaar te maken waarna een belangenafweging zal volgen. In het geval van direct marketing hebt u altijd het recht van bezwaar.

Voor het uitoefenen van (een van deze) rechten, kunt u een verzoek richten tot uw coördinator.

Artikel 10: klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Wanneer u van mening bent dat de bepalingen in deze Privacy Verklaring niet of onvoldoende door ons worden nageleefd, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Zie hiervoor www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Artikel 11: hoe kunt u contact met ons opnemen?

Indien u nog vragen of een klacht hebt, kunt u contact opnemen met uw coördinator of ons via het telefoonnummer / emailadres op de website van Stichting Buddyhulp bereiken.